A jogszabályok alapján minden vállalkozás számára fontos és kötelező a pénzkezelési szabályzat. A sok helyen olvasható, miszerint minden vállalkozás számára kötelező pénzkezelési szabályzat kijelentés azonban a törvénynek ellentmond.
A pénzkezelési szabályzatról szóló előírást a számviteli törvény teszi kötelezővé, de csak a meghatározott vállalkozások számára, melyek estében viszont mérettől és foglalkoztatottak számától függetlenül kötelező.
A számviteli törvény szerint az alábbi cégek nem tartoznak a hatálya alá, vagyis nem kell a benne foglaltakat alkalmazni:
Olyan kkt, bt, egyéni cég, valamint ügyvédi iroda, mely az adóévben nyilvántartásait az nyilvántartásait a kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról szóló törvény szóló törvény előírásai szerint vezeti, (viszont attól a naptól fogva, mikor már nem ezen jogszabályok szerint működik a cég, már alkalmazni kell a számviteli tv. rendelkezéseit, ugyanígy működik visszafelé is, ha utóbb visszakerül ezen tv-ek hatálya alá a vállalkozás)
Azok a cégek, melyek visszakerülnek a kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról szóló törvény hatálya alá, tételes leltározással alátámasztott leltár alapján nyitó mérleget kell készítenie. A számviteli tv. szövege szerint: „A nyitó mérlegbe az eszközöket piaci értéken, a kötelezettségeket a ténylegesen fizetendő, a céltartalékokat a számított, a törvény előírásainak megfelelő összegben, a saját tőkét az eszközök és a kötelezettségek (ideértve a céltartalékokat is) különbözetének összegében kell figyelembe venni. A nyitó mérlegbe felvett eszközök és források értékének valódiságát könyvvizsgálóval kell ellenőriztetni.”
A fentieken túl valóban minden vállalkozásra kötelező a pénzügyi szabályzat elkészítése. a pénzügyi szabályzat tulajdonképpen a vállalkozás által követendő alapelvek, hogyan működik a cég pénzügyi tekintetben, mennyi pénznek kell lenni a pénztárban, ki vesz fel pénzt a bankból, ki kezeli az utalásokat, ki eszközli a kifizetéseket és még sorolhatnánk, mik azok a kardinális kérdések, melyeket meg kell határoznia a vállalkozásoknak egy pénzkezelési szabályzat keretében.
Mindezek alapján szinte lehetetlenség és butaság is lenne erre egy minta pénzügyi szabályzatot alkotni, hiszen minden vállalkozás más és más. Mindenki másképpen képzeli el a működést, főképpen a pénzkezelést. Erre sablont vagy blankettát létrehozni nem nagyon lehetséges. A pénzügyi szabályzatot az ügyvezető elkészíteni nem tudja, hiszen figyelemmel kell kísérnie a pénzügyi számviteli jogszabályváltozásokat is. A pénzügyi szabályzatot minden cégnek, vállalkozásnak a saját könyvelőjével érdemes elkészíttetnie.
A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a következőkről a törvény alapján:
- pénzforgalom lebonyolítási rendje (készpénzben, ill. bankszámlán történő)
- pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei
- felelősségi szabályok,
- készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom
- készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendje
- napi készpénz záró állomány maximális mértéke,
- készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárás
- ellenőrzés gyakorisága
- pénzszállítás feltételei,
- pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendje
- pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályok
Az új cégnek a megalakulástól számított 90 napja van arra, hogy megalkossa saját pénzügyi szabályzatát. Szintúgy 90 nap van arra is, ha jogszabályváltozás miatt változásokat kell átvezetni a pénzügyi szabályzatban. (a 90 napos határidő valamennyi számviteli tv. szerinti szabályzat elkészítési határideje pl.: eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata, eszközök és a források értékelési szabályzata és az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzata) A pénzkezelési szabályzatot aktualizálni érdemes időről időre, melyet minden gazdasági társaság saját magára vetítve, úgymond testre szabottan készíttet el pénzügyi szakemberrel.
Hogy miért fontos a pénzkezelési szabályzat, az is mutatja, hogy a pénzkezelési szabályzat kell, hogy tartalmazza azt is, hogy mennyi az a maximális pénzösszeg, melyet a pénztárban lehet tartani, mert az e feletti összegért már a vállalkozás tulajdonosa tartozik felelősséggel.